هل يجوز للمؤسسة رفض طلب الحصول على نسخة من عقد موقّع؟
تعرف على أهمية الاحتفاظ بنسخة من العقود الموقعة، وكيفية طلب نسخة من مستند تعاقدي عند نشوء خلاف حول الالتزامات أو شروط الاتفاق.
قد يوقع شخص عقدًا مع مؤسسة أو شركة ثم يكتشف أنه لم يحصل على نسخة كاملة منه، أو أن النسخة التي لديه لا تتضمن جميع الملاحق. وتظهر أهمية المشكلة عندما ينشأ خلاف حول مبلغ أو مدة أو شرط محدد، ويحتاج كل طرف إلى الرجوع إلى النص الذي وافق عليه.
ولا تتوقف أهمية النسخة على كونها ورقة للحفظ فقط؛ فالعقد قد يتضمن التزامات ومواعيد وشروطًا تتطلب معرفة دقيقة عند تنفيذ العلاقة أو إنهائها.
لماذا ينبغي الاحتفاظ بنسخة كاملة؟
تساعد النسخة الكاملة على مراجعة بنود الاتفاق، والتحقق من التعديلات والملاحق، ومعرفة التزامات كل طرف. كما تقلل احتمالات الاعتماد على الذاكرة أو على شرح شفهي قد يختلف عليه الطرفان لاحقًا.
ويُستحسن التأكد من أن النسخة تتضمن الصفحات كاملة، والتوقيعات المطلوبة، وأي ملاحق أو جداول أُشير إليها في متن العقد.
ماذا يفعل الشخص إذا لم يحصل على نسخة؟
يمكن تقديم طلب مكتوب إلى الطرف الآخر يحدد العقد وتاريخ توقيعه والغرض من طلب النسخة. ومن الأفضل الاحتفاظ بإثبات الطلب والرد عليه، خصوصًا إذا كانت هناك مواعيد تعاقدية أو إجراءات جارية.
وتختلف المسألة بحسب نوع العقد والجهة التي تحتفظ به وطبيعة العلاقة. فقد توجد قواعد خاصة لبعض العقود أو المعاملات، ولذلك لا يصح افتراض أن جميع الحالات تخضع لإجراء واحد.
هل يمكن الاعتماد على صورة إلكترونية؟
قد تكون الصورة أو النسخة الإلكترونية مفيدة في إثبات محتوى المستند، لكن مدى حجيتها يتوقف على طبيعة العقد ووسيلة حفظه وقواعد الإثبات المنطبقة. وإذا كان النزاع أمام جهة قضائية، فقد تكون هناك حاجة إلى تقديم الأصل أو اتباع إجراء محدد للتحقق من صحة النسخة.
ولهذا، لا ينبغي حذف الرسائل أو الملفات التي توضح إرسال العقد أو الموافقة عليه، بل يجب الاحتفاظ بها بصورة منظمة.
كيف يتجنب المتعاقد المشكلة من البداية؟
من الأفضل طلب نسخة موقعة من جميع الأطراف فور إبرام العقد، وحفظها في مكان آمن، والتأكد من تسلم الملاحق المذكورة فيه. وإذا جرى تعديل الاتفاق، فينبغي توثيق التعديل وعدم الاكتفاء بتفاهم شفهي يصعب إثباته.
الخلاصة: النسخة الكاملة من العقد ضرورية لفهم الالتزامات وإثبات شروط الاتفاق. وعند تعذر الحصول عليها، يُستحسن تقديم طلب مكتوب وتحديد المستند المطلوب، ثم تقييم الخطوة القانونية التالية بحسب طبيعة العلاقة.
